Seja como um documento para comprovar que uma transação comercial foi feita ou então, para dar mais segurança ao cliente, a nota fiscal é fundamental para o sucesso das vendas!
Se você tem um CNPJ para a sua loja virtual, sabe que precisa emitir nota fiscal em todas as vendas realizadas.
Mas afinal, como fazer isso? Qual é o passo a passo para realizar esse processo de forma segura e eficiente? É isso que vamos mostrar no artigo de hoje.
Para saber mais, continue a leitura.
Qual a importância da nota fiscal?
As empresas emitem esse documento devido a obrigatoriedade dele para comprovar transações comerciais.
Porém, a nota não é importante apenas para você atuar com regularidade, mas também, porque ela traz benefícios e segurança tanto para a sua loja virtual quanto para os clientes.
Ela assegura que o negócio está trabalhando de modo legal e pagando os impostos corretamente. Quando você a emite, mostra a seriedade da sua loja virtual para o cliente, além de garantir direitos básicos no processo de compra e venda, como a troca de produtos ou reembolso.
Com o desenvolvimento da tecnologia para e-commerce nos últimos anos, ficou ainda mais fácil providenciar a nota fiscal, com todas as informações referentes a compra: razão social da empresa, nome do produto, data e hora, entre outros.
Agora, você pode utilizar programas específicos para realizar a emissão, o que ajuda a evitar erros e atrasos durante o processo.
Aliás, pare para pensar: você confiaria em uma empresa que não emite nota fiscal para seus produtos e serviços? É bem provável que não. E o seu cliente, provavelmente, pensa da mesma forma!
Como emitir a nota fiscal na sua loja virtual?
Agora que você já sabe a importância dessa ferramenta para o sucesso e a credibilidade do seu negócio, confira o passo a passo para fazer isso:
1. Credenciamento junto ao estado
O primeiro passo é realizar o credenciamento junto ao estado.
O processo é realizado de maneira digital. Para você realizar o processamento e a emissão de notas, precisa também ter um Certificado Digital, que basicamente é um assinatura eletrônica que possui validade jurídica.
Ou seja, ela substitui a assinatura física e, por isso, você não precisa se deslocar presencialmente para assinar um documento, o que ajuda a economizar tempo.
É com o Certificado Digital que você poderá validar os documentos e, posteriormente, autorizar a emissão de notas na sua loja virtual.
Toda vez que você emite uma nota, uma solicitação é enviada para a Fazenda Estadual, que irá autorizar, permitindo então a obtenção de um documento para acompanhar e oficializar a venda.
2. Meio de emissão
O segundo passo é escolher o meio de emissão que será utilizado. Atualmente, há um meio gratuito (pelo Sebrae) e há também empresas especializadas nessa área.
A ferramenta do Sebrae, além de ser gratuita, é confiável e funciona muito bem para quem está começando.
Já as empresas que realizam a emissão, além de emitirem as notas, ajudam a melhorar o uso das plataformas que você já utiliza. Se você puder usar apenas um emissor, fica mais fácil, já que poderá centralizar essa tarefa, o que ajuda na organização e na diminuição de erros.
Com isso, você pode emitir notas fiscais nas vendas de maneira prática e legal. O ideal é ter um emissor que possa ser conectado com as plataformas em que você vende.
3. Confira os dados
Em uma nota fiscal, como você já sabe, devem constar dados referentes à empresa, ao cliente e ao produto que foi vendido.
Qualquer erro aqui, pode trazer problemas para as duas partes envolvidas.
Ao utilizar boas ferramentas e organizar os dados, você consegue realizar essa tarefa de forma automatizada, o que reduz os erros consideravelmente.
Mesmo assim, é interessante checar esses dados para ver se está tudo Okay.
Dentro do próprio emissor, você consegue realizar esse credenciamento. Quando você linka ele com as plataformas, elas também oferecem o suporte para você ter essas informações na hora de realizar a emissão.
Quem pode realizar a emissão de nota fiscal?
É importante abrir um CNPJ tanto para aumentar a expansão do seu negócio quanto para emitir nota fiscal.
Portanto, se você está vendendo com seu CPF, é hora de realizar a migração do seu negócio.
Com a abertura de um CNPJ, você oficializa a sua loja virtual, fazendo com que o consumidor tenha mais confiança ao adquirir mercadorias no seu site.
Quais cuidados tomar com a emissão de nota fiscal?
Quando se fala em cuidados ao emitir a nota fiscal, muitos empreendedores pensam automaticamente no preenchimento de dados, já que aqui, qualquer erro pode trazer problemas tanto com os clientes quanto com a Receita Federal.
Apesar de ser muito importante tomar cuidado ao inserir dados na nota, existem outras coisas que devem ser levadas em conta nesse processo, como por exemplo:
Armazenamento seguro
Pode ser que você precise consultar as informações da nota fiscal no futuro, seja porque o cliente quer tirar uma dúvida ou porque ocorreu algum problema.
Então, nossa dica é separar todos esses documentos em um local seguro, para que, assim, caso seja necessário revisar os dados da nota fiscal, você possa consultá-los rapidamente.
Para isso, você pode utilizar recursos e ferramentas específicas.
Defina o melhor regime tributário
O planejamento tributário é uma ferramenta que faz parte de qualquer negócio de sucesso.
Você sabia que se por acaso, estiver enquadrado no regime errado, pode ter problemas com a Receita Federal, ou então, pagar impostos a mais?
Por isso, se está com dúvidas em relação ao melhor regime tributário, converse com o seu contador para pensar na possibilidade de realizar a migração.
Lembre-se de que algumas regras para emissão de notas podem variar de acordo com o regime tributário escolhido.
A emissão de nota fiscal é um processo que faz parte da rotina de qualquer empresa, o que inclui lojas virtuais.
Com a automatização, fica muito mais fácil realizar a emissão e conferir dados. Por isso, aproveite a tecnologia para facilitar a sua vida e trazer mais organização e eficiência para a sua empresa.
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